20160609toyokeizai_1
ビジネスメールのテクニックをご紹介します(写真:Syda Productions / PIXTA)

日頃、何気なく使っているビジネスメール。効率重視で簡潔にすればOKという考え方もありますが、実は人間性がかなり伝わるツール。仕事ができる人や信頼される人は「メール力」が高く、人知れず努力を重ねたりしています。

ワンランク上のメール術を身に付ければ、キャリアも日常もぐっと変わるはず。そのテクニックをご紹介します。

toyokeizaionlinelogo
当記事は「東洋経済オンライン」(運営:東洋経済新報社)の提供記事です

メールで相手を不愉快にしても指摘されない?

20160609toyokeizai_3
この連載の記事一覧はこちら

 私が外資系企業に転職した当時、上司に言われたことで印象に残っている言葉。それが、「相手の受信ボックスを汚してはいけない」という一言です。

 よく練られていないメールを安易に出してしまうことで、相手のボックスに余計なメールや読んで不愉快なメールが溜まらないよう、きちんと練ったメールを書くようにと指導されたのです。コンサルタントやエンジニアはサービス業なのだから、コミュニケーションの質の高さを意識すべきだと言われたのですが、今考えてみれば、ほとんどの職種の方にも必要な考え方だと思います。

 しかし、不愉快なメールを書いても、なかなか相手からは指摘してもらえません。知らないうちに信用や取引といった大事なものをなくしていることが大半ではないでしょうか。

 不愉快なメールは日常の中に多く潜んでいるようです。「ビジネスメール実態調査2012」という調査によると、過去1年間で、メールを受け取って不快に感じたことはありますか」という問いに、「よくある」と「たまにある」と答えた人は約49.18%もいました。

 その理由を複数回答で聞いたところ、「文章が失礼」(47.17%)、「文章が曖昧」(33.67%)、「文章が冷たい」(20.83%)という理由がトップ3。「ビジネスマナーがなっていない」(18.33%)、「メールの返信が遅い」(17.5%)などを上回りました。